Ihre Aufgaben:
- Ihr Aufgabenschwerpunkt liegt in der organisatorischen und administrativen Unterstützung unserer Bereichsleitung bzw. Bauleitung im technischen Sekretariat
- Dazu gehört die allgemeine Büroorganisation sowie die Umsetzung sämtlicher anfallender Aufgaben im Angebotswesen, wie die
- Angebotsvorbereitung
- Terminkoordination
- Dokumentenverwaltung
- Nach einer intensiven Einarbeitung übernehmen Sie die Angebotserstellung ab der Ausschreibung von Bauprojekten in enger Zusammenarbeit mit der Kalkulationsabteilung und der Bereichs- / Abteilungsleitung bis hin zu deren termingerechten Abgabe
- Unterstützend fordern Sie vorab Ausschreibungsunterlagen über Ingenieurbüros oder Plattformen eigenständig an, prüfen die eingegangenen Ausschreibungen im Detail, pflegen die Stammdaten und ordnen fehlende Unterlagen hinzu
- Bei Bedarf koordinieren Sie zusammen mit anderen Unternehmen in einer Bietergemeinschaft die Angebotsvorbereitung, in dem Sie federführend verwalten
- Den termingerechten Eingang des Angebots bei unseren Kunden/innen stellen Sie sicher, in dem Sie alle Fristen überwachen und alle geforderten Unterlagen, in Absprache mit der Kalkulationsabteilung, bereitstellen
- Für Teilnahmewettbewerbe und Zertifizierungen bei Verbänden stellen Sie alle erforderlichen Unterlagen, Dokumente sowie die Korrespondenz eigenständig zusammen
- Allgemeine Tätigkeiten wie
- die Erstellung von Protokollen und Briefen
- der Schriftwechsel mit Kunden
- die Postbearbeitung
- die Ablage von Dokumenten etc. runden Ihr Aufgabenprofil ab
